Албан хэрэг хөтлөлтийн зорилго нь компанийн өдөр тутмын үйл ажиллагааны явцад хөтлөгдөн гарч буй зохион байгуулалт, захирамжлал, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх, нэг загварт оруулах, түүний хуулийн хүчин төгөлдөр байдлыг хангах, баримт бичгийн хэрэгжилтэнд тавих хяналтыг сайжруулах үйл ажиллагааг журамлан явуулахад оршино. Тухайн журмыг мөрдүүлснээр баримт бичигт тавигдах нийтлэг шаардлагыг хангаж, түүнд холбогдох  ажилтны хүлээх үүрэг тодорхой болох юм. Мөн тус журманд албан хэрэг хөтлөлтөнд хориглох зүйлсийг тусгайлан зааснаар аливаа баримт бичгийн алдаанаас сэргийлэх чухал ач холбогдолтой юм.